Dejar reservas de lado

UNA RESERVA ES CRÍTICA PARA LA SUSTENTABILIDAD A LARGO PLAZO

• En los estados financieros o cuentas anuales, las reservas se pueden nombrar: Reservas Generales; Reservas de libre disposición; Fondo de uso general; Fondo General; Superávit acumulado; Activos netos.

• Como sea que las llame en sus estados financieros, las reservas son su parachoques, sus ahorros, su margen de seguridad, su fondo de emergencia, su colchón financiero y su margen de maniobra. Lo ideal sería que una organización tenga reservas para poder seguir funcionando a pesar de las disminuciones bruscas de la financiación externa, y también para darle la posibilidad de actuar sobre las oportunidades estratégicas no presupuestadas inicialmente, siempre y cuando se presenten.

• Las reservas son sus ahorros organizacionales. Por lo general, provienen de los excedentes anuales que resultan de los fondos de libre disposición que no necesita para cubrir sus gastos corrientes y son líquidos, no invertidos en muebles, equipos u otros activos fijos.

• Las reservas se construyen a lo largo del tiempo a medida que se planifican los excedentes y se alcanzan. Las reservas son el resultado de “dejar de lado” de manera deliberada y planificada parte o la totalidad del excedente anual.

ESTABLECER UNA POLÍTICA DE RESERVA

La mejor práctica es establecer una Política de Reservas para su organización que establezca:

1. La cantidad actual disponible para su colchón financiero/reserva/ahorros

2. La cantidad ideal de reservas que debería tener

3. Las razones o circunstancias que financian ese nivel ideal o cantidad de reservas

4. De dónde provendrán las reservas (por ej. la/s fuente/s de generación de las mismas)

5. Cómo se administrarán las reservas

6. El proceso para acceder a las reservas

7. Que el nivel de las reservas será monitoreado durante el año, y

8. Que la política de reservas, y el “objetivo” o nivel ideal de reserve, será revisado una vez al año para asegurar que aún cumple con las necesidades y circunstancias cambiantes de su organización.

Una política de reserva explica a los financiadores actuales y potenciales, los donantes y otras partes interesadas, porqué está guardando una determinada cantidad de reservas. Una buena política de reserva da confianza a las partes interesadas de que sus finanzas están siendo gestionadas de manera proactiva y responsable.

ESTABLEZCA SU NIVEL DE RESERVA OBJETIVO

Cada organización es diferente. Cada una debe llevar a cabo un examen de sus propias circunstancias con el fin de determinar el nivel de reserva operacional suficiente para mitigar los riesgos establecidos. Estas son algunas de las circunstancias que se deben considerar al establecer su nivel de reserva objetivo:

1. La estabilidad y la fiabilidad de sus fuentes de financiación: Por ejemplo, si usted tiene acuerdos de financiación plurianuales con los gobiernos, entonces usted estaría bien con uno o dos meses de reservas. Si usted tiene un proyecto o financiación por un solo año, usted debe tratar de crear una reserva de más larga duración en caso de no renovación de estas fuentes de financiación.

2. La diversidad de sus fuentes de ingresos: Una organización sin fines de lucro que depende de una subvención anual importante, por ejemplo, debe asegurarse de que tiene un fondo de reserva lo suficientemente grande como para cubrir un período de tiempo si la subvención se cancela o se retrasa de forma inesperada.

3. Si existen otras fuentes de efectivo que podrían ser llamados en caso de una oportunidad o una amenaza inesperada: por ejemplo, una línea de crédito podría proporcionar los recursos para perseguir una oportunidad estratégica.

4. La precisión de los presupuestos y la frecuencia y cantidad de gastos inesperados.

5. La naturaleza de los gastos de su organización, así como su capacidad para reducir rápidamente los gastos de cara a descensos inesperados en la financiación.

6. Los flujos de efectivo, y la adecuación de efectivo para cumplir con lo esperado, y las demandas inesperadas.

7. Un análisis de las necesidades futuras, oportunidades, planes, contingencias o riesgos; una evaluación de la probabilidad de que surjan cada una de esas necesidades; y, las consecuencias potenciales si la organización no puede cumplir con ellas.

REALICE UNA EVALUACIÓN DE RIESGO

Una Evaluación de Riesgo es un paso importante para ayudar a identificar el nivel adecuado de reservas. Ayuda a identificar áreas de incertidumbre que la organización podrá manejar con reservas. Mire hacia atrás al ejercicio FODA que hizo. ¿Qué debilidades internas y amenazas externas identificó? Estos son los riesgos a los que debe de prestar atención. Algunos son más propensos a ocurrir y tendrán un impacto más significativo en la organización. ¿Qué señales debe estar mirando? ¿Quién debe escanear en busca de ellas? y ¿qué acciones debe tomar usted si ve que los riesgos se materializan? ¿Cuál de los riesgos identificados será menos impactante (es decir, mitigado) si usted tiene un ahorro en la organización? ¿Cuánto ahorro necesitaría? Hable sobre los riesgos y anote sus planes para tratar con los mismos en caso de producirse.

Por ejemplo, si todos sus fondos externos se retiran de repente, ¿cuánto tiempo puede seguir funcionando?

Calcule el número de semanas:

[Reservas Generales / (Gastos Totales – Ingresos de Libre Disposición)] x 52 = el número de semanas que podría seguir funcionando.
Una vez más, tener ingresos de libre disposición (es decir, ingresos controlados por la organización) y un Fondo de Reserva (excedentes acumulados de la organización que no se invierten en muebles, equipos u otros bienes de uso, y por lo tanto son efectivos o cuasi-efectivos), significa que es menos vulnerable a cambios en la financiación y más sustentable financieramente.