Desde identificar los objetivos de su sitio web a evaluar los recursos, organizar los contenidos, determinar el tono y la voz que le dará a su sitio y cómo lo mantendrá al día, esta sección paso a paso le ayudará a asegurar que su sitio web funcione de manera efectiva para su organización.
En esta sección cubriremos 10 pasos para repensar su sitio web:
PASO 1: Identifique sus metas y objetivos
PASO 2: Evalúe los recursos con los que cuenta
PASO 3: Busque ejemplos que lo inspiren y puedan informar sus planes
PASO 4: Organice su contenido
PASO 5: Determine qué contenido temporal y qué contenido atemporal poblará su sitio
PASO 6: Decida cómo se van a destacar los medios sociales en su sitio
PASO 7: Decida cómo va a tratar las barreras idiomáticas
PASO 8: Articule el tono de su sitio web
PASO 9: Evalúe si necesita contratar ayuda externa
PASO 10: Mantenga su sitio actualizado
PASO 1:
IDENTIFIQUE SUS METAS Y OBJETIVOS
UNA META es un propósito a largo plazo hacia el cual están dirigidos sus esfuerzos.
UN OBJECTIVO es una acción de mediano a corto plazo específica y medible, que lo moviliza hacia adelante en su camino hacia sus metas de largo plazo.
La visión y misión de su organización establecen metas generales a largo plazo para sus esfuerzos. Por ejemplo, en el caso de IFEX, el objetivo de la organización es defender y promover la libertad de expresión como derecho humano fundamental.
Su plan de comunicación debe establecer sus objetivos de comunicación.
Su plan de comunicación digital debe establecer sus objetivos digitales específicos.
EJEMPLO: Si usted está repensando su sitio web, su objetivo en su plan de comunicación podría ser: Relanzamiento del sitio web en setiembre.
Su plan de comunicación digital entonces separaría este objetivo en una serie de objetivos específicos digitales. A modo de ejemplo, estos podrían incluir los siguientes, aunque la lista de su organización puede ser diferente dependiendo del alcance de su proyecto:
• Analizar las audiencias actuales del sitio web y evaluar contra las audiencias objetivo antes de marzo
• Articular los objetivos de contenido para audiencias específicas antes de abril
• Revisar la estructura del sitio web y crear nuevas estructuras para junio
• Trabajar con los diseñadores de páginas web y el equipo técnico para construir y poblar el sitio web durante julio y agosto
• Relanzar el sitio web en setiembre
CONSEJO
Su audiencia está compuesta de gente que usted quiere:
• informar: proveer información.
• transformar: cambiar sus actitudes a través de historias atractivas, datos y argumentos.
• motivar a actuar: incitar a tomar una acción específica, como la firma de una petición o escribir una carta a un legislador, al proporcionar la información y las herramientas necesarias para hacerlo.
EJEMPLO: A veces, un rediseño es una buena oportunidad para examinar si su diseño existente coloca involuntariamente barreras que previenen que su público sea informado, transformado o motivado a actuar. Cuando el miembro de IFEX de Venezuela Instituto Prensa y Sociedad (IPYS) rediseñó su sitio web, quitaron una barrera que limitaba la acción. Tornaron su sistema de notificación de violaciones a la libertad de expresión confidencial, porque reconocieron que la falta de confidencialidad era una preocupación para los usuarios.
Cuando planifique el contenido de su sitio considere:
• qué audiencias está intentando alcanzar,
• cómo quiere que la información que comparte con ellos informe, transforme y motive a actuar.
Para obtener más información sobre comprensión de audiencias y definición de los mensajes clave para su público, consulte la guía Estrategia de Comunicación de IFEX paso a paso.
PASO 2:
EVALÚE LOS RECURSOS CON LOS QUE CUENTA
Sea realista sobre lo que puede asumir. El dinero, el tiempo del personal, el tiempo de voluntariado y la capacidad técnica necesaria para alcanzar sus metas y objetivos, pueden encontrarse en cantidades limitadas. Cuando haga sus planes, asegúrese de tomar en cuenta el mantenimiento posterior a la puesta en marcha y el permanente esfuerzo que se requiere para mantener su sitio web al día. Esto puede variar dependiendo de lo que usted asume y los niveles de calificación de su personal.
Pregúntese a usted mismo: ¿Sus planes son realistas? Investigar y escribir un nuevo artículo o entrada de blog puede tomar la mitad de un día o más de un miembro del personal o el tiempo de un voluntario. Si su plan para su página de inicio requiere que tenga tres nuevos artículos a la semana, ¿ha tomado en cuenta los recursos que serán necesarios para crear ese contenido? Si el diseño se basa en tener imágenes para promover historias en una página de inicio tipo carrusel giratorio, ¿va a tener acceso fiable a imágenes de buena calidad?
PASO 3:
BUSQUE EJEMPLOS QUE LO INSPIREN Y PUEDAN INFORMAR SUS PLANES
Mejores prácticas:
¿Dónde se puede acudir en busca de recursos e inspiración? Al comenzar a desarrollar su plan de sitio web, es útil tener una idea de lo que es posible.
• Mire los sitios web de las organizaciones que son similares a la suya. ¿Con quién está compitiendo por la atención de su audiencia? ¿Qué están haciendo que usted debe considerar para su sitio web?
• Mire los sitios web de los líderes del sector. Quizás no pueda hacer todo lo que hacen en sus sitios (frecuencia de las actualizaciones, sofisticación de la presentación de contenidos), pero puede aprender lecciones acerca de las mejores prácticas de los mismos. Por ejemplo, puede notar que incluyen enlaces a historias clave para que los usuarios siempre tengan más contenido para explorar. Podría adoptar esta estrategia, sin añadir un gasto significativo a sus esfuerzos.
• Estudie sitios web fuera de su sector que usted encuentra personalmente útiles o agradables para pasar tiempo. Pregúntese: ¿Qué hace que este sitio sea agradable para mí? ¿Qué puedo aprender de este sitio que puedo aplicar en el sitio de mi propia organización? Busque también en ejemplos de sitios creados con plantillas de sitios web ampliamente disponibles, tales como Wordpress (www.wordpress.org) y Squarespace (www.squarespace.com).
PASO 4:
ORGANICE SU CONTENIDO
Dos preguntas clave deben guiarlo en la organización de los contenidos en su página web:
• ¿Cuáles son sus metas de comunicación?
• ¿Qué va(n) a estar buscando su(s) audiencia(s)?
Recuerde que su audiencia está compuesta por personas que desea informar, transformar o motivar a actuar. Considere cómo organizar mejor el contenido para cumplir con sus metas y objetivos informacionales, de transformación o acción.
CONSEJO
En el pasado, muchas organizaciones basaban sus páginas de inicio en sus departamentos y estructuras internas. El contenido se clasifica de acuerdo a la estructura interna, o por categorías generales tales como noticias, publicaciones y proyectos. Sin embargo, esta estructura no mejora sus objetivos de comunicación, ni refleja lo que su público está buscando.
| Si sus metas clave son: | Tal vez tenga sentido organizar su contenido bajo títulos que reflejen claramente sus metas: |
| Abogar por la mejora de la legislación de libertad de expresión | Legislación |
| Proteger los derechos de los periodistas | Protección de derechos |
| Monitorear las violaciones de la libertad de expresión | Violaciones de libertad de expresión |
Si se trata de un grupo que abarca una serie de países, y sabe que su público acude a usted para encontrar información sobre países específicos, podría considerar la organización de su contenido por país.
EJEMPLO: Página de inicio de IFEX
En el rediseño de su sitio, IFEX quiso resaltar áreas temáticas clave. IFEX también reconoció que su público frecuentemente buscaba el contenido por región o país específico. Esto llevó al equipo a organizar el contenido en dos barras de navegación, una para los Temas y otra para las Regiones.
Vea la página de inicio de IFEX en https://ifex.org/es
ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO DE LA PÁGINA DE INICIO
¿Cómo se relaciona la página de inicio con las páginas internas de su sitio web?
Muchos usuarios llegan directamente a las páginas internas de su sitio web – a través de búsquedas o medios sociales – y nunca ven su página principal. Así que ¿por qué importa su página de inicio? Porque el tiempo que se dedique a pensar en la organización del contenido en su página de inicio se transmitirá en sus páginas internas, ya que:
• Lo empujará a ser claro acerca de sus metas y objetivos de comunicación
• Lo obligará a considerar qué tipo de contenido su audiencia estaría buscando y cuál es la mejor manera para organizar ese contenido de forma que sea fácil encontrarlo
• Lo ayudará a pensar en qué elementos clave de la estructura general debe conservar que se transportarán a las páginas internas
¿Qué elementos de la página de inicio se transportarán a sus páginas internas? Por lo general, el encabezado, la barra de navegación y el pie se mantendrán consistentes a través de todas o la mayoría de las páginas de su sitio web. En algunos casos, el contenido en su carril derecho (con menor frecuencia, del carril de la izquierda) también puede ser consistente en todas las páginas. Conseguir que estos elementos se muestren adecuadamente en su página de inicio hará más fácil que sigan siendo adecuados y consistentes también en las páginas internas.
PASO 5:
DETERMINE QUÉ CONTENIDO TEMPORAL Y QUÉ CONTENIDO ATEMPORAL POBLARÁ SU SITIO.
El contenido atemporal, o evergreen en inglés, toma prestado su nombre de los árboles de hoja perenne, que permanecen verdes y conservan su follaje durante todo el año. El contenido se considera siempre verde si sigue siendo útil y relevante por un largo período de tiempo y no requiere actualizaciones frecuentes. La mayoría del contenido del sitio web corresponde a una de estas dos categorías:
CONTENIDO TEMPORAL
• DEFINICIÓN: Contenido que se creó para reflejar un conjunto actual de circunstancias o noticias y que caduca a medida que pasa el tiempo
• EJEMPLOS: Informes de noticias; Alertas de violaciones a la libertad de expresión
• PROPÓSITO: Trasmite las noticias más actualizadas y de último momento
• VALOR EN EL SITIO WEB: Mantiene su sitio web actualizado, pero requiere un mantenimiento relativamente alto, ya que debe ser actualizado con frecuencia: tiene una corta vida útil
CONTENIDO ATEMPORAL
• DEFINICIÓN: Material de antecedentes, referencia, o recursos que se mantienen relevantes por un período más largo de tiempo y que no necesitan ser actualizados con la frecuencia del contenido temporal.
• EJEMPLOS: Información y antecedentes históricos; materiales de recursos
• PROPÓSITO: Captura conocimiento que sigue siendo útil a pesar del paso del tiempo
• VALOR EN EL SITIO WEB: Crea una base robusta de contenido que es relativamente fácil de mantener, ya que no necesita ser actualizado con frecuencia: se crea una vez y se usa durante mucho tiempo.
A medida que evalúa el contenido que ya está en su sitio web para determinar qué debe mantenerse o no mientras replantea su sitio web, tenga en cuenta el contenido actual y el contenido atemporal que posee.
CONSEJO
¿No cree tener ningún contenido atemporal? De un paso atrás y evalúe si puede crear contenido atemporal:
• Juntando una serie de informes actuales sobre un tema o país para crear una historia sobre un tema o antecedentes sobre un tema en un determinado país
• Creando documentos de antecedentes sobre individuos clave, textos legislativos, regulaciones existentes y otros materiales extraídos de informes actuales
PASO 6:
DECIDA CÓMO SE VAN A DESTACAR LOS MEDIOS SOCIALES EN SU SITIO
¿Cómo y cuándo va a destacar sus esfuerzos en los medios sociales en su sitio?
A. Puntos de conexión a los medios sociales: destaque sus principales canales de medios sociales en su página de inicio, con botones para vincular a los usuarios a sus páginas de medios sociales, como hace el miembro de IFEX Derechos Digitales http://www.derechosdigitales.org/
Esto puede ser parte de su estructura de página estándar, apareciendo en el mismo lugar en cada página de su sitio. IFEX lo ha hecho, al poner los enlaces a medios sociales en una barra por encima de la barra de encabezado principal en cada página. Véalo en: https://ifex.org/es
B. Contenidos de los medios sociales: si usted es muy activo en una plataforma de medios sociales en particular, usted puede decidir usar un «plug-in» o «widget» para insertar sus últimas actualizaciones en su página de inicio o como parte de su estructura de página estándar. Esta es una estrategia muy útil para las organizaciones que no cuentan con los recursos para crear con frecuencia contenido actualizado para el sitio web, debido a que los frecuentes cambios en las actualizaciones de sus medios sociales también se traducen en un cambio en el contenido de las páginas que incluyen sus plugin o widgets de medios sociales.
También puede decidir tener su contenido de los medios sociales como un «teletipo» en una página, como IFEX ha hecho en la parte inferior de su página principal. Véalo en https://ifex.org/es.
C. Compartiendo: el hecho de adicionar botones que permitan compartir las páginas de contenido hace que sea más fácil para los usuarios compartir ese contenido, ya que podrán hacerlo con un clic o dos en lugar de tener que copiar y pegar el enlace de la página link.
CONSEJO
Observe que los iconos para plataformas de medios sociales clave son fácilmente identificables. Los usuarios buscan estas imágenes cuando están escaneando páginas para enlaces a medios sociales.
PASO 7:
DECIDA CÓMO VA A TRATAR LAS BARRERAS IDIOMÁTICAS
Aunque imperfectas, las herramientas como Google Translate han hecho más fácil para los usuarios acceder a contenido en otros idiomas. Sin embargo, puede haber casos en los que se justifique que su organización provea el contenido en más de un idioma.
En el caso de IFEX, se tomó la decisión de hacer la página principal y algunas páginas clave disponible en inglés, francés, español y árabe. Vea las páginas aquí:
• Inglés: http://ifex.org
• Francés: http://ifex.org/fr/
• Español: http://ifex.org/es/
• Árabe: http://ifex.org/ar/
En IFEX, los distintos artículos se publican en la lengua de origen cuando es posible, indicando que existen traducciones cuando las mismas están disponibles.
PASO 8:
ARTICULE EL TONO DE SU SITIO WEB
El tono de los contenidos en los sitios web puede ser algo menos formal que el tono del material impreso. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, sigue siendo importante ser vistas como creíbles y con autoridad, por lo que el contenido que usted publique debe ser creado o elegido con esos objetivos en mente.
Elabore una lista de adjetivos que describen el tono de su sitio. Su lista podría incluir palabras tales como:
• creíble
• inteligente
• energético
• entusiasta
• amigable
También pueden existir palabras que definitivamente no encajarían con su sitio. Por ejemplo, muchos sitios evitan ser ingeniosos o humorísticos debido a la posibilidad de que los usuarios no entiendan ese tipo de humor.
Capture su tono en tres o cuatro adjetivos, junto con un par que sin duda no deben aplicarse. Esto puede ser útil en el establecimiento de directrices para el tono del contenido de su sitio.
CONSEJO
La pantalla de exhibición en su sitio – títulos, citas, subtítulos- es clave para transmitir el tono de su sitio. A medida que su equipo crea la pantalla de exhibición, asegúrese de que las palabras elegidas se alinean con el tono que está tratando de transmitir.
PASO 9:
EVALÚE SI NECESITA CONTRATAR AYUDA EXTERNA
Contratando ayuda – trabajando con consultores: La mayoría de las organizaciones tendrán que contratar consultores externos para ayudarles a repensar sus sitios web. Estos podrían incluir:
• Consultores en comunicación digital para ayudar con la planificación general de contenido, análisis de audiencias y evaluación de análisis de sitios web
• Diseñadores de sitios web para ayudarlo con el diseño del sitio
• Desarrollador de sitios web para llevar adelante la codificación y construcción del sitio
• Consultor de medios sociales para proveer insumos sobre oportunidades y estrategias apropiadas de medios sociales
¿Cómo puede asegurarse de que su relación de trabajo con su(s) consultor(es) es exitosa?
• Defina el alcance del proyecto claramente: Sea claro en lo que usted necesita ayuda: las metas, objetivos, plazos y el presupuesto.
• Defina el rol del consultor claramente: Escriba una descripción exacta de las tareas que espera que el consultor realice.
• Tómese el tiempo para encontrar el consultor adecuado: Asegúrese de que el consultor tiene las habilidades y experiencia requeridas. También considere si el consultor se ajusta bien con su organización: ¿entiende el consultor su área temática y/o cultura organizacional?
• Haga un contrato: Establezca entregables clave, los plazos y pagos en un contrato o carta de acuerdo.
• Asigne una persona interna de contacto como enlace clave con el consultor: Tener un solo punto de contacto va a mejorar la comunicación y la rendición de cuentas.
• Asegúrese que su organización está comprometida a conseguir que se haga el trabajo: ¿Está su organización preparada para hacer este trabajo? Asegúrese de que tiene la aceptación y el compromiso interno con el proyecto, o va a tener dificultades para mantener el proyecto en marcha internamente. Esto podría dar lugar a excesos de costos dada la pérdida de tiempo del consultor en espera de que su organización tome decisiones y siga adelante.
• Monitoree el progreso y mantenga la comunicación abierta: Es ideal establecer contactos regulares (en persona, por vía electrónica o por teléfono) para realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Asegúrese de que la persona de enlace interno está a disposición del consultor según sea necesario, y que el consultor le está proporcionando las actualizaciones requeridas sobre el proyecto.
• Tenga un plan de salida: Asegúrese de que los mecanismos para la rescisión del acuerdo o el contrato están claramente definidos si fueran necesarios para poner fin al arreglo.
CONSEJO
La contratación de un consultor no sustituye el desarrollo del conocimiento interno de un tema o proyecto: usted todavía debe tener a alguien interno que tenga un poco de conocimiento en el área o esté dispuesto a desarrollar los conocimientos necesarios para gestionar con éxito el proyecto.
PASO 10:
MANTENGA SU SITIO ACTUALIZADO
Puede ser tentador pensar que una vez que su sitio se vuelve a lanzar, el trabajo «terminó.» Sin embargo, un sitio web debe constantemente evolucionar y actualizarse. Al hacer planes para repensar su sitio web, tenga en cuenta sus planes para después del relanzamiento para mantener el contenido actualizado y renovado. Cree un calendario de contenidos, con fechas específicas para el lanzamiento de contenido temporal, y con plazos de revisión y actualización del material atemporal.
Conclusión
Los estándares de sitios web están en constante evolución, y su sitio web tendrá que evolucionar junto con ellos. Los principios presentados aquí deben aplicarse incluso a medida que la funcionalidad de los sitios web avanza. ¿Las claves?
• Alinear su estrategia de comunicación digital con su estrategia de comunicación general y la misión y visión de la organización
• Entender quién(es) es(son) su(s) público(s) y lo que quiere(n) y necesita(n) de usted
• Centrarse en el desarrollo de contenido que coincida con las necesidades de sus audiencias y objetivos de su organización
Plan de Optimización de Sitio Web
Este plan de 10 pasos le ayudará a mejorar el impacto y usabilidad de su sitio web.
Chapters
Mapa De Las Fortalezas De Su Organización
Identifique los puntos fuertes de su organización y explore áreas de crecimiento y desarrollo
Kit de herramientas de Planificación Estratégica
Cree su plan estratégico y mejore la eficacia de su organización con estas herramientas de planificación estratégica y hojas de datos. ¿No está seguro/a por dónde empezar? Eche un vistazo a la página de Puntos de partida para obtener consejos adaptados a su situación.
Kit de herramientas de la estrategia de comunicación
La planificación efectiva de las comunicaciones le permitirá elevar la voz de su organización en temas que importan.
Plan de Sustentabilidad Financiera
Asegúrese de que su organización sobreviva y prospere mediante el fortalecimiento de su marco fiscal.
Estrategia de Medios Sociales
Esta herramienta paso a paso le permitirá construir una estrategia de medios sociales efectiva e involucrar a sus audiencias en línea.