Asegúrese de que sea Claro

No se puede comunicar un mensaje claramente si no está claro por qué y para qué se está comunicando. Siga estos pasos para articular claramente sus objetivos de comunicación.

CONOZCA SU CONTEXTO INTERNO

¿QUÉ? ¿Qué hace su organización? Su visión y misión.

¿POR QUÉ? Sus esfuerzos de comunicación deberían surgir lógicamente de la visión y misión de su organización. Al articular sus objetivos de comunicación y mensajes, es útil reafirmar la visión y misión de la organización como la base sobre la cual se construyen sus esfuerzos de comunicación.

¿CÓMO?

1. Consulte la visión y misión de su organización, y asegúrese de que estén alineadas con sus objetivos de comunicación.

2. Referencie al análisis FODA de su organización. FODA significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Consulte esto al considerar sus objetivos de comunicación y mensajes. ¿Cómo podrían sus esfuerzos de comunicación tener un impacto positivo en ese análisis FODA? ¿Se puede utilizar los esfuerzos de comunicación para convertir las amenazas en oportunidades, resaltar las fortalezas o compensar las debilidades?

3. Si usted no tiene un análisis FODA de la organización, realice un análisis básico para su propia referencia. ¿Cuáles son las fortalezas y oportunidades de su organización? ¿Cuáles son sus debilidades y qué amenazas enfrenta? Como se mencionó anteriormente, considere cómo sus esfuerzos de comunicación podrían tener un impacto positivo en el análisis, ¿cómo pueden sus esfuerzos ayudar a construir fortalezas y disminuir las debilidades?

CASO DE EJEMPLO: MEDIA RIGHTS AGENDA

Cuando Media Rights Agenda de Nigeria vio la necesidad de mejorar el uso de tecnologías de la información y de la comunicación, el grupo reconoció la necesidad de revisar y afinar su misión y objetivos de la organización. Como MRA establece en la descripción de sus planes: «MRA necesita claramente repensar su estrategia global de comunicación y formular una estrategia bien pensada que tenga en cuenta sus mensajes, los diversos públicos a los que quiere apuntar con estos mensajes y las herramientas más eficaces para comunicarse con ellos a la luz de las nuevas herramientas de comunicación disponibles. Este proceso incluirá el perfeccionamiento de su misión y objetivos de la organización. «Con la ayuda financiera de una subvención de IFEX, MRA trabajó con un consultor de comunicaciones externas, y en una reunión de dos días con el personal y el consultor,» pudo crear una declaración de visión para la organización, cerciorarse de que todo el personal entendiera la dirección de la comunicación de MRA, identificó las distintas plataformas de comunicación que se adaptarán para cumplir con los objetivos y tomó nota de los elementos clave del formato del plan de comunicación.» Después de esa reunión, el consultor y el personal siguieron colaborando para refinar el plan, lo que resultó en un relanzamiento de la página web de MRA y una mayor actividad en los medios sociales.

Declaración de visión de MRA: Lograr una buena gobernanza a través de la promoción de la Libertad de Expresión.

CONOZCA SU CONTEXTO EXTERNO

¿QUÉ? El contexto externo implica la comprensión de las cuestiones sociales y las influencias que afectan tanto a su organización como a los temas sobre los cuales usted se interesa. ¿Cuál es el contexto externo en el que opera su organización? ¿Quiénes son sus principales competidores? ¿Cuáles son sus actividades clave, campañas y mensajes? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades?

¿POR QUÉ? Revisar su contexto externo sobre papel, sobre todo cuando se coloca al lado de la misión y visión de su organización, puede ser útil para organizar sus ideas, al ver las conexiones y los desafíos que de otra manera puede estar ignorando o descartando, y detectar las oportunidades que de otro modo podrían perderse.

¿CÓMO? Si su organización no lo ha hecho, considere la posibilidad de completar un análisis PEST, un análisis del contexto político, económico, social y tecnológico en el que funciona su organización y que puede afectar a sus actividades y mensajes claves. Tenga en cuenta que ni el análisis FODA ni el PEST tienen que ser exhaustivos o complicados. Mientras que pueden requerir investigación adicional, a menudo, se puede desarrollar un análisis FODA o PEST basado en lo que ya sabe acerca de su organización, tema y medioambiente.

ARTICULAR SUS OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN

¿QUÉ? ¿Cuáles son los objetivos estratégicos actuales de su organización? Haga una lista.

¿POR QUÉ? Teniendo en cuenta cómo sus esfuerzos de comunicación pueden adaptarse para ayudar a su organización a cumplir sus objetivos estratégicos, ayudará a crear objetivos de comunicación que se ajusten claramente a sus objetivos estratégicos generales.

¿CÓMO? A medida que articula sus objetivos de comunicación, pregúntese si dan en el MARC:

M: ¿Son nuestros objetivos medibles? ¿Cómo se verá el éxito? ¿Qué indicadores utilizaremos para medir el éxito?
A: ¿Están nuestros objetivos alineados con los objetivos estratégicos de la organización?
R: ¿Son nuestros objetivos de comunicación realistas dado el tiempo disponible, el presupuesto y los recursos?
C: ¿Están claros nuestros objetivos de comunicación?

Y por último pregúntese, ¿hay eventos clave o plazos externos que afectarán a nuestros objetivos y nuestra capacidad para cumplir con ellos?

Pero ¿y si sus objetivos de comunicación ya se han definido, tal vez por su Directorio o personal de alto nivel, y no se alinean perfectamente con los objetivos estratégicos de su organización? Una vez más, el problema puede ser que sus objetivos estratégicos generales no están actualizados o que sus esfuerzos de comunicación no están bien direccionados. En cualquier situación, usted debe buscar claridad sobre cómo los esfuerzos de comunicación y los objetivos estratégicos generales encajan entre sí: una desalineación señala una falta de coherencia en lo que la organización dice que debería estar haciendo, y lo que está haciendo en realidad.

CASO DE EJEMPLO: MEDIA RIGHTS AGENDA

Media Rights Agenda de Nigeria (MRA) tiene la siguiente visión: «El logro de una buena gobernanza a través de la promoción de la Libertad de Expresión.» Nigeria promulgó una Ley de Libertad de Información en mayo de 2011, pero pocos ciudadanos conocían o entendían la ley, y las organizaciones que tenían obligaciones en virtud de la ley no necesariamente se estaban monitoreando. En línea con su visión de la organización, el MRA determinó que uno de sus objetivos de comunicación sería crear conciencia sobre la ley de libertad de información, aumentar el número de personas que utilizan la ley y vigilar el cumplimiento y el uso de la ley. Este objetivo era claro y alineado con la visión de la organización. A pesar de que la campaña fue grande y tocó a muchos sectores, los objetivos de involucramiento de comunicación medibles en los medios sociales y otras plataformas fueron establecidos y monitoreados.